Как составить положение об отделе

Такой документ, как положение об отделе кадров позволяет определить задачи и обязанности сотрудников отдела. В статье рассмотрим, что собой представляет положение, порядок его составления и утверждения. Функции и обязанности отдела кадров В компании каждый из отделов занимается своей работой и решает свои задачи. Для того, чтобы каждый отдел работал слаженно, следует составлять и утверждать положение об отделе.

Положение об отделе делопроизводства предприятия

На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения.

Они помещаются в начале текста документа. Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки. Примерная форма ПП приведена в приложении 1 к статье. Раздел 1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения далее — Подразделения. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение.

В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению. Подразделение может: являться самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняться непосредственно генеральному директору Общества например: служба безопасности, юридический отдел, секретариат ; подчиняться непосредственно какому-либо работнику Общества например: производственно-технический отдел непосредственно подчиняется директору по производству или отдел материально-технического обеспечения непосредственно подчиняется директору по логистике ; входить в состав какого-либо структурного подразделения и подчиняться непосредственно руководителю этого подразделения например: отдел расчетов с персоналом входит в состав бухгалтерии и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру.

Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров участников или Совету директоров. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения.

Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения при их наличии 4. Руководитель Подразделения — это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью.

Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ. Методический руководитель Подразделения — работник Общества или сторонней организации например, управляющей компании , не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы в том числе, типовые документы , касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником.

Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно в редких случаях наличие нескольких методических руководителей.

Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра управляющей компании. Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании.

Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.

При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя.

Если непосредственный, методический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители как правило, генеральный директор. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия. Указывается: конкретная должность работника, замещающего руководителя Подразделения например: заместитель, один из руководителей подчиненных подразделений , или назначение работника, замещающего руководителя Подразделением, приказом распоряжением генерального директора Общества.

Перечисляются нормативные акты, которыми работники Подразделения руководствуются в своей деятельности. Обычно даются указания на: траслевые нормативно-методические документы по профилю деятельности Подразделения по возможности, указываются конкретные документы ; Устав Общества для подразделений, которые обязаны руководствоваться Уставом например: юридический отдел, служба внутреннего аудита ; Решения Общего собрания участников акционеров Совета директоров для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров участников или Совету директоров ; положение о Подразделении; приказы и распоряжения генерального директора Общества; указания непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей при их наличии ; правила внутреннего трудового распорядка Общества; иные локальные нормативные акты Общества.

В зависимости от характера деятельности Подразделения указываются: нормативные акты по охране труда и промышленной безопасности, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности. Приведенный перечень нормативных актов может быть расширен. Определяется режим работы Подразделения. Определяется порядок утверждения и введения в действие ПП, изменений и дополнений к нему. Более подробно жизненный цикл ПП в том числе от инициирования изменений до их введения в действие целесообразно описать в отдельном локальном нормативном акте.

Раздел 2. Рекомендуется указывать не более 3 - 4 основных задач. Формулировка задачи должна кратко описывать результат, на достижение которого направлена деятельность Подразделения и требования к которому определены либо извне Общества действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т. Например: Оказание услуг по ремонту скважин в соответствии с требованиями заказчиков.

Обеспечение работоспособности оборудования Общества. Планирование и контроль экономической эффективности деятельности Общества. Обеспечение соблюдения законности деятельности Общества, правовая защита его законных интересов. Поддержка работников Общества в части использования средств связи, аппаратного и программного обеспечения Общества. Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета, подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

Контроль выполнения в Обществе требований действующего законодательства Российской Федерации, внутренних нормативных документов и требований заказчиков в области охраны труда, промышленной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения. Полное и своевременное удовлетворение потребности структурных подразделений Общества в товарно-материальных ценностях.

Оптимизация затрат Общества на закупку, содержание запасов и другие логистические процессы Общества. Задачи структурных подразделений должны быть согласованы между собой и в совокупности подчинены основным целям Общества, как они определены в Уставе Общества или иных внутренних документах. Для этого рекомендуется использовать одни и те же словосочетания. Задачи и функции Подразделения должны соответствовать действующему законодательству РФ.

В частности, недопустимо включать в их состав задачи и функции, выполнение которых требует обязательного лицензирования, при отсутствии соответствующих лицензий у организации. Раздел 3. Описание функции должно кратко излагать деятельность работника Подразделения или Подразделения в целом, приводящую к определенному результату, требования к которому определены либо извне Общества действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.

Например: Ведет мониторинг рынка транспортных услуг в регионах производственной деятельности Общества. Разрабатывает стратегические планы развития Общества в области оказания транспортных услуг.

Оказывает методическую помощь работникам Общества по подготовке производственных и инвестиционных планов. Организует согласование документов работниками Общества в соответствии с локальными нормативными актами, регламентирующими документооборот Общества, а также в соответствии с поручениями генерального директора. Участвует в разработке проектов локальных нормативных актов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения.

Учитывает поступающие денежные средства, товарно-материальные ценности и основные средства. Контролирует исполнение производственной программы в соответствии с требованиями заказчиков.

Анализирует финансовые результаты деятельности Общества и участвует в разработке мероприятия по повышению рентабельности, снижению себестоимости, повышению экономической эффективности Общества. Не рекомендуется в качестве функции указывать просто анализ чего-либо, поскольку результат этого анализа не определен. А за процесс ради процесса деньги работнику платить не стоит. Описание функций в ПП и ДИ должно быть исчерпывающим, то есть должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника.

Поэтому следует каким-либо образом систематизировать описываемые функции. Например, можно перечислять функции в следующем порядке: функции в области разработки нормативных документов для других структурных подразделений; функции в области методического руководства; функции в области мониторинга и прогнозирования; функции в области планирования, разработки разделов бюджета, инвестиционных проектов; функции в области оперативного руководства; прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно; прочие функции, выполняемые Подразделение совместно с другими структурными подразделениями Общества; функции в области курирования договоров если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества ; функции в области учета и отчетности; функции в области контроля деятельности других работников или структурных подразделений Общества; функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества.

Так или иначе, но способ перечисления функций должен быть удобен как для составителя для проверки полноты , так и для читателя документа.

За основу формулировок функций могут быть приняты формулировки, приведенные в [15]. Вместе с тем перечень функций не должен страдать избыточностью и излишней детализацией. Условия и порядок выполнения отдельных функций следует изложить в других локальных нормативных актах — регламентах, методических и рабочих инструкциях, тем более что в ряде случаев конкретные действия исполнителя в значительной степени зависят от контекста.

Раздел 4. Первое удобнее тем, что из ПП можно понять, каковы ресурсы Подразделения. Раздел 5. Если информационный обмен не определен иными локальными нормативными актами Общества, то перечисляются структурные подразделения и внешние по отношению к Обществу лица, органы и организации с указанием, по каким направлениям или в рамках каких мероприятий происходит взаимодействие, какая конкретно информация получается или передается.

Возможно описание взаимодействий в табличной форме. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества — в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества. С третьими лицами — в порядке, установленном действующим законодательством РФ. Содержание ДИ В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание ДИ для руководителей, специалистов и служащих.

Примерная форма ДИ приведена в приложении 2 к статье. Дается полное и сокращенное наименование должности работника Общества далее — Работника. Указывается категория должности — руководитель, специалист, служащий, которая определяется в соответствии с [10].

Указывается полное наименование должности непосредственного руководителя Работника. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Работника при их наличии. Иногда в этой части ДИ перечисляются работники и структурные подразделения, которые находятся в непосредственном подчинении, под оперативным или методическим руководством данного работника.

Эта информация представляется излишней, поскольку содержится в подлежащих утверждению организационной структуре и штатном расписании организации. Описывается порядок приема на работу и увольнения Работника. Указывается порядок замещения Работника в случае его отсутствия: См. Указываются требования к образованию, квалификации или наличию специальных знаний, разрешений, допусков, сертификатов, а также к стажу работы Работника.

За основу могут быть приняты требования, приведенные в [15]. Требования не должны носить дискриминационный характер ст. Перечисляются нормативные акты, которыми Работник руководствуется в своей деятельности. Перечисляются знания, которыми должен обладать Работник. Обычно даются указания на знание: действующего законодательство РФ и отраслевых нормативных документов по профилю деятельности работника; локальных нормативных актов Общества по профилю деятельности работника; структуры Общества, задач и функций его структурных подразделений; правил и норм охраны труда.

В зависимости от характера деятельности работника указываются знания: стратегии развития Общества для высших руководителей Общества или для должностей, которые имеют право доступа к такой информации — если стратегия Общества документирована и надлежащим образом утверждена; основ эксплуатации компьютерной техники, коммуникаций и связи — если работа предполагает использование таких средств; и т.

Приведенный перечень знаний может быть расширен. За основу могут быть приняты требования к знаниям работника, приведенные в [15]. Отметим, что указываемые в данном разделе ДИ знания, должны быть документированы и надлежащим образом утверждены.

Новое положение об отделе бюджетирования

При необходимости описываются квалификационные требования стаж, категория, образование. Задачи руководителя отдела. Наличие и количество заместителей, порядок, в соответствии с которым между ними распределяются должностные обязанности. Правила утверждения Положений, регламентирующих деятельность структурных единиц подразделения, служебных инструкций для сотрудников. Порядок, в соответствии с которым формируется штат отдела.

Какие документы должны учитываться при разработке положений о работе любого отдела

Заключительные пункты. Задачи Чтобы определить задачи, необходимо ответить на вопрос: для чего работает отдел. Как правило, к задачам отдела кадров относят оформление на работу, подбор кадров, проведение аттестации и пр. Функции К функциям принято относить основные направления деятельности, а именно то, что конкретно делает кадровое подразделение. Например, к ним могут относиться составление приказов о приеме и увольнении, составление графика отпусков, штатного расписания и пр. Права и обязанности В этой части положения указываются права и обязанности начальника и иных работников подразделения в рамках выполнения возложенных функций.

Положение об отделе кадров: образец

На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Полезное видео:

Положение об отделе кадров и другие документы, которые часто проверяют инспекторы

Организует в целом делопроизводство на предприятии. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании в части информационного обеспечения автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий в том числе безбумажных , применяемых на предприятии. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции входящей, исходящей, внутренней , в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

Положение об отделе кадров

Реестр профессиональных стандартов Кадровая служба — отдел, без которого сложно представить деятельность компании. В зависимости от количества сотрудников, которые трудятся в компании и объема кадровой документации руководитель может принять решение поручить данные обязанности работнику организации в порядке совмещения должностей например, выполнять отдельные функции кадровика может секретарь или бухгалтер , а также нанять стороннюю организацию на аутсорсинг. Если было принято решение о создании собственной кадровой службы,руководителю организации необходимо определить структуру отдела, назначить его руководителя, рассчитать численность сотрудников. Законодательство не содержит определенных требований к количеству работников отдела кадров, штат и структуру отдела работодатель определяет самостоятельно. Затем руководитель компании издает приказ о создании кадровой службы.

Положения об отделе

Вид внутренней организационно-распорядительной документации - положение об отделе В структуру любой организации входят отдельные подразделения, в функции которых входит управление отдельными участками и видами деятельности. Перед каждым таким структурным подразделением отделом руководство предприятия ставит свои задачи и определяет свою зону ответственности. Но все эти отделы, составляющие организацию, взаимосвязаны между собою и являются частью единого управленческого и производственного механизма. Регламентируется деятельность каждого из этих структурных подразделений локальным нормативным актом - положением об отделе. Такие внутренние организационно-распорядительные документы разрабатываются для всех структурных подразделений предприятия, в том числе, отделов, рабочих групп, служб, лабораторий, бюро. Положением об отделе определяется: порядок формирования подразделения; правовой и административный статус в общей иерархии предприятия; стоящие перед ним цели и задачи; функционал; горизонтальные и вертикальные взаимосвязи с другими структурными подразделениями; зона ответственности как подразделения в целом, так и его руководителя.

Положение об отделе кадров предприятия

Подбор, расстановка и воспитание кадров. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров. Учет кадров. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

Положение как организационно-правовой документ

Он устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность этого отдела. Закон не утверждает форму или содержание положения об отделе кадров. Поэтому вы вправе составить его в произвольной форме с учетом своей специфики. В положение включите следующие разделы: 1.

Персонал кадровой службы. Заключительные положения. В отдельный подпункт могут быть вынесены вопросы структуры кадровой службы, который может включать следующие подразделения: руководящие кадры и формирование кадрового резерва; подготовка и повышение квалификации кадров; отдел по работе с кадрами; отдел социального обеспечения; отдел безопасности жизнедеятельности. В кадровую службу могут входить: группа регистрации документов; подразделение по учету документов и контроля за их выполнением; отдел автоматизации работы с документацией; группа рассмотрения писем жалоб ; бюро пропусков. В штатном расписании полноценной кадровой службы могут предусматриваться также должности социолога, психолога, медицинского работника. Факторами, определяющими организационную структуру кадровой службы, могут быть: масштабы организации и способы достижения поставленной перед ней цели; объем и ассортименты выпускаемой продукции; вид деятельности, тип организации завод, транспортное предприятие, школа или банк и специфика задач; форма собственности государственная или частная организация ; финансовое состояние; общее количество работников и количество структурных подразделений; территориальное размещение подразделений и объемы их работ, количество уровней принятия решений и нормы управления; принятая система документирования и организации движения документов; уровень механизации и автоматизации процессов работы с документацией; традиции и стереотипы.