Инструкция по приему и передачи дел

Ответы на распространенные вопросы о том, как осуществляется передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция Частые споры вызывает порядок передачи дел главному бухгалтеру, поскольку никаких четких регламентаций на этот счет действующее законодательство не содержит. Но при увольнении прежнего главбуха обязательно должна быть произведена передача дел главному бухгалтеру, который займет его место. Давайте выясним, из скольких этапов состоит процедура, и как действовать руководству фирмы, недавно нанявшей на работу нового главного бухгалтера. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией передача дел главному бухгалтеру — шаг 1 Разумеется, первым делом принятого на работу главбуха необходимо ознакомить с должностной инструкцией.

Учимся принимать дела и документы

Архивная публикация Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета. Прием-передача дел бухгалтерами Хорошо, если бухгалтер начинает вести учет с начала работы предприятия - в этом случае за все ошибки он отвечает сам.

А как быть, если в этой должности перед тобой уже кто-то работал? Нужно ли отвечать за нарушения, допущенные предшественником? Как правильно оформить передачу и прием дел? Рассмотрим основные моменты и проблемы, с которыми сталкиваются старый и новый бухгалтеры при "смене караула". Законодательная база - есть ли требования по оформлению? Хотя законодательством и не предусмотрено обязательное оформление приема-передачи дел между бухгалтерами, это желательно сделать и надлежащим образом оформить.

Причем такой документ в первую очередь нужен не бухгалтерии, а именно руководству и владельцам предприятия, ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета в соответствии с Законом о бухучете несет владелец владельцы или уполномоченный орган должностное лицо , руководящий предприятием. В нашем законодательстве содержатся только некоторые намеки на последовательность действий по оформлению процесса передачи дел при смене главного бухгалтера на предприятии.

Рассмотрим их, начиная с наиболее весомых. При смене главных бухгалтеров, являвшихся материально ответственными лицами, следует провести инвентаризацию имущества, средств и финансовых обязательств. Это требование содержится в п. Заметим, что данное Положение действует только в моментах, не урегулированных законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины.

Например, п. Но все же рекомендации Положения можно использовать для практического оформления приема-передачи дел. Согласно Закону о бухучете, ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет владелец владельцы или уполномоченный орган должностное лицо , руководящий предприятием.

Таким образом, смена главбухов не может повлиять на смену ответственного за организацию учета лица и не становится причиной обязательной проверки правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако заметим, что хотя ответственность и лежит на директоре, главный бухгалтер, в силу своих полномочий и обязанностей, обеспечивает соблюдение правил учета и контроля за отражением деятельности предприятия. Именно поэтому директор является наиболее заинтересованным лицом в правильном оформлении приема-передачи дел при смене главного бухгалтера.

Таким образом, оформление приема-передачи дел надлежащим образом проводится в интересах нового и старого главных бухгалтеров, а также руководства предприятия, потому что позволяет отразить, какие именно документы были переданы, и проследить, чтобы эти документы были в наличии и соответствующим образом оформлены.

Чем оформить передачу дел Можно сделать вывод: при передаче дел оформляется акт приема-передачи см. Причем в составлении акта и проведении независимого аудита и проверки в данном случае заинтересованы все: а бухгалтер, который увольняется, - чтобы исправить обнаруженные нарушения и не нести за них ответственность в дальнейшем; б бухгалтер, который приступает к работе, - во избежание самостоятельной проверки результатов работы предшественника или даже восстановления учета и документов; в директор предприятия - чтобы вовремя обнаружить и исправить нарушения, за которые согласно законодательству он несет ответственность.

Образец 1 Государственная налоговая администрация Украины изложила свою точку зрения по вопросу обязанности нового бухгалтера осуществить проверку бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и возможной ответственности за невыполнение этой обязанности в письме от Таким образом, оформлять акт приема-передачи необходимо в случаях, когда стороны хотят четко определить рамки и уровень ответственности должностных лиц предприятия как увольняющихся и принимаемых на работу, так и работающих относительно ошибок и недостатков в учете, в том числе и таких, за которые возможно привлечение к ответственности.

По нашему мнению, составлять акт приема-передачи и проводить независимый аудит желательно при каждой смене главного бухгалтера на предприятии. Что касается общего порядка действий и оформления операций увольнения, приема главбухов на предприятии и собственно подготовки и оформления приема-передачи дел, то алгоритм и последовательность таких действий приведены на схеме 1.

Кроме того, данные такой проверки также могут включаться в акт приема-передачи дел. Как подготовить документы Для правильного и полного оформления передачи дел нужно тщательно подготовить первичную документацию к передаче.

По нашему мнению, целесообразно сделать прошитые и пропечатанные реестры документов за конкретные периоды, с описью, нумерацией и определением общего количества. Затем на основании этих подшивок очень легко будет отразить в акте передачу именно первичных документов.

Что касается ведомостей, журналов и других обобщающих данных регистров, то для передачи они должны быть в письменном или печатном виде, заверены печатью и подписями составивших и проверивших их лиц. Наличие и количество таких регистров устанавливается учетной политикой и графиком документооборота на предприятии, а их отсутствие за конкретный период может свидетельствовать о допущенных ошибках или даже о неведении учета.

Отчетность, составленная и поданная предыдущим бухгалтером, также должна быть подготовлена к передаче. Ведь отсутствие такой отчетности может повлечь за собой штрафные санкции за ее неподачу. Целесообразно сгруппировать отчетность по видам или же периодам подачи в разрезе инстанций, в которые она подавалась.

Кроме того, как уже было сказано, при смене главных бухгалтеров желательно провести независимый аудит или же самостоятельно проверить состояние и результаты правильности учета и составления отчетности на предприятии.

В аудиторском заключении или акте проверки целесообразно изложить общий уровень ведения учета, недостатки в организации бухгалтерии, необходимость исправления ошибок. При этом стоит сразу оговорить, кто должен заниматься таким исправлением. К сожалению, руководство предприятий не всегда осознает ответственность такого шага, как смена главного бухгалтера, поэтому и к дополнительным расходам на такие проверки относится отрицательно.

Как оформляется акт Акт приема-передачи подписывает бухгалтер, передающий дела, и бухгалтер, принимающий их, после чего его утверждает руководитель предприятия. Если согласно приказу руководителя предприятия была создана приемо-передаточная комиссия, то акт подписывают также все члены такой комиссии.

Один экземпляр акта приема-передачи остается в бухгалтерии, а другой - у бухгалтера, передающего дела. Заметим, что один из трех экземпляров остается у главного бухгалтера, который увольняется. Этот документ является основным "аргументом", фиксирующим состояние учета и наличие документов и регистров на предприятии на момент передачи дел, и именно поэтому целесообразно как можно точнее и тщательнее сделать опись имеющихся в наличии документов, отчетов и распечаток - ведь это может позволить в будущем избежать необоснованных требований и замечаний к уволившемуся бухгалтеру как со стороны руководства предприятия, так и со стороны работников контролирующих органов.

Вполне реальной может быть ситуация, когда первичные документы, подтверждающие осуществление операции, вообще отсутствуют. В таком случае желательно потребовать объяснения должностных лиц или других работников проверяемого предприятия и оформить их в форме приложений к акту проверки.

Как проверить правильность информации, отраженной в акте Разумеется, и предшественник, и преемник хотят, чтобы информация, обобщенная в акте, соответствовала действительности, чтобы затем при проверке не произошло "неприятных неожиданностей" в виде отсутствия документов или же ошибок в учете и отчетности. Кроме привлечения посторонних специалистов и самопроверки, о которых мы уже упоминали в статье, есть еще два способа удостовериться, что состояние учета на предприятии отвечает определенному уровню.

Способ первый - постепенный прием Для предварительной проверки правильности ведения учета, а в дальнейшем - правильности оформления передачи дел претенденту на пост главного бухгалтера можно посоветовать некоторое время если это возможно, конечно поработать на должности заместителя главного бухгалтера. Работая на должности заместителя или помощника главного бухгалтера, кандидат на должность главного бухгалтера может по указанию руководителя принимать участие в проведении проверки, ревизии состояния бухгалтерского учета и отчетности, правильности отражения всех хозяйственных операций.

Заключения такой ревизионной комиссии и факт приема-передачи дел могут быть зафиксированы в акте приема-передачи дел, при этом следует отметить то, что новый бухгалтер был членом ревизионной комиссии и лично участвовал в проведении проверки. Способ второй - когда принимать не от кого Другой вариант замены главного бухгалтера на предприятии - это тот, когда главный бухгалтер уволился с предприятия и некоторое время должность остается вакантной.

В таком случае на время поиска новой кандидатуры на должность главного бухгалтера определенное лицо назначается исполняющим обязанности главного бухгалтера, при этом риск ухудшения состояния учета и отчетности на предприятии растет, потому что не всегда ответственное лицо исполняющий обязанности главного бухгалтера имеет необходимый профессиональный и практический опыт и знания.

Новый главный бухгалтер после ознакомления с состоянием учета на предприятии должен будет подписать акт приема-передачи дел с исполняющим обязанности главного бухгалтера или даже с директором. В этом случае новому главному бухгалтеру следует еще внимательнее относиться к оформлению приема дел, а при возникновении подозрения относительно ненадлежащего состояния учета и составления отчетности на предприятии поставить перед директором вопрос о проведении независимого аудита или о проведении внутренней проверки на конкретных условиях например, с дополнительной оплатой труда работникам, занятым проверкой.

Приняв такие меры, главный бухгалтер, приступающий к делам, сможет максимально защитить себя от ошибок, допущенных его предшественником. Письмо Государственной налоговой администрации Украины от В ходе расследования уголовного дела было установлено, что главный бухгалтер Х в силу своего должностного положения обязана была проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении ее в должность оставалась после главного бухгалтера Y, однако этого не сделала.

В отношении Х уголовное дело по ст. Что отражается в акте приема-передачи 1. Последствия проведенной проверки аудита. Общий перечень надлежащим образом оформленных подшивок первичных документов с указанием количества и периода. Перечень надлежащим образом оформленных и заверенных регистров бухгалтерского и налогового учета, предусмотренных для ведения учетной политикой и графиком документооборота на предприятии.

Перечень бухгалтерской и налоговой отчетности за соответствующие периоды по видам. Нормативная база 1. Закон о бухучете - Закон Украины от

Содержание На основании Положения о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля г. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей.

Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя

Хранение актов Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от Как составить приказ о передаче дел при увольнении? Передача дел — важный шаг перед отпуском Конечно, готовясь к отпуску, большинству из нас меньше всего хочется думать о работе и готовить документы, однако надо понимать, что правильная передача дел — это не каприз руководства, а необходимая мера, направленная на организацию бесперебойной работы предприятия. Допустим, если вы секретарь, в ваши обязанности может входить: прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений, прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и многое другое. Составление приказа и акта о передаче дел и материальных ценностей при увольнении работника, оформление документов Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов. Данные, которые указываются в документе: Дата и место составления.

Как эффективно организовать и правильно оформить передачу дел

Процедура приема-передачи документов и дел при реорганизации структурного подразделения или смене его руководителя Прием-передача документов и дел является обязательной процедурой при реорганизации структурного подразделения, переводе, перемещении или увольнении руководителя структурного подразделения университета. Настоящая Рабочая инструкция РИ определяет порядок приема-передачи документов и дел, имеющихся у руководителя структурного подразделения. В университете допускается хранение информации, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Примеры оформления приказа распоряжения о передаче дел и документации представлены в Приложениях А, Б. В случае увольнения работника передача дел должна быть завершена до указанной в приказе даты увольнения. Например, если расторжение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, происходит по желанию работника, то у работника есть месяц на то, чтобы передать документы и дела новому работнику работникам. Таким образом, сроки передачи дел могут варьироваться в зависимости от ситуации; г сведения о лицах, участвующих в приеме-передаче дел. Например, передача документов и дел от увольняющегося главного бухгалтера новому главному бухгалтеру может проходить с участием аудитора.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера - образец

Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна. Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать. Что делать работодателю Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки. Скачать Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

Полезное видео:

Передача дел при смене главного бухгалтера: пошаговая инструкция

Передача дел оформляется с помощью Акта приема-передачи дел. Ситуация, когда Главный бухгалтер приходит на вновь создаваемое предприятие, достаточно редка. Чаще всего до него на этой должности уже кто-то работал. Поэтому перед тем, как занять свою должность, Главному бухгалтеру следует принять дела от предшественника.

Как правильно передать дела при увольнении

Архивная публикация Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета. Прием-передача дел бухгалтерами Хорошо, если бухгалтер начинает вести учет с начала работы предприятия - в этом случае за все ошибки он отвечает сам. А как быть, если в этой должности перед тобой уже кто-то работал? Нужно ли отвечать за нарушения, допущенные предшественником?

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно.

Прием-передача дел в кадровой службе

Развернутый документ позволит новому специалисту оптимизировать работу на начальном этапе за счет содержания сведений учетного, отчетного и организационного характера. В акте рассматривают следующие моменты: Организация бухучета - характеристика работы бухгалтерии, ведения учета. В организации работы рассматривают укомплектованность бухгалтерской службы, распределение обязанностей, наличие квалификации работников, должностных инструкций и штатного расписания. Отчетность и бухучет должен вестись по унифицированным и типовым формам учетной документации, используются специализированные или специально созданные для этих целей внутри организации бланки. Наличие ведомственных инструкций, обеспечение учета нормативной базой — программным обеспечением, книгами. Наличие у персонала оргтехники, компьютеров. Общая характеристика бухучета.

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Как эффективно организовать и правильно оформить передачу дел "Кадровик. Правда, редко она проходит без возникновения претензий, нареканий, возмущений и даже конфликтов как со стороны самого увольняющегося работника, так и со стороны того, кто принимает эти дела. В большинстве случаев работники недовольны не самой передачей дел, а тем, как она организована.

Составление и подписание акта приема-передачи дел новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

Шаг 1. Отмена доверенностей На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые — направьте соответствующие извещения уведомления контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов.

Документация по структурным подразделениям. Ключи от сейфа, печать. По результатам передачи дел составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером. Данный документ позволяет зафиксировать, в каком финансовом состоянии передается компания преемнику. Акт передачи дел позволит преемнику получить представление о том, как велся учет на предприятии, какова его финансовая политика, не было ли злоупотреблений со стороны предшественника. По акту передается важнейшая бухгалтерская документация: квартальная и годовая отчетность, баланс, сверки расчетов с контрагентами и поставщиками, реестры задолженностей и пр. Пошаговая процедура Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов. Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников.